Verkorting: 'UWED. DBW Dienaer en Vriend,
J.J. Certon'
(Brief uit Canton, China, december 1780)

De vrijwilligers hebben zogenoemde diplomatische transcripties gemaakt, dat wil zeggen dat ze het origineel zo getrouw mogelijk hebben gevolgd. Om de transcriptie gemakkelijk met het origineel te kunnen vergelijken, is de vormgeving van het origineel aangehouden: als er in het origineel op een nieuwe regel wordt begonnen, is dat in de transcriptie ook gedaan. Alleen bij de adressering, aanhef en afsluiting is daarvan voor de overzichtelijkheid afgeweken.

Aangezien het handgeschreven teksten betreft van soms onervaren schrijvers is het lang niet altijd eenduidig vast te stellen wat er in het origineel staat. Bij de transcriptie is dan ook datgene overgenomen wat er overduidelijk is bedoeld. Als een bepaalde geschreven letter voor meerdere uitleg vatbaar is (staat er nu hend of hemd?), is gekozen voor de gezien de context meest voor de hand liggende lezing (dus: hemd). Daarentegen zijn aperte en duidelijke spelfouten niet verbeterd en zijn verschrijvingen overgenomen uit het origineel.

In het verleden werden de letters u en v, en i en j wel, anders dan tegenwoordig, door elkaar heen gebruikt, ongeacht de uitspraak. Als in een handschrift niet duidelijk is welke letter er staat, hebben we de klank van het woord gevolgd, dus bijvoorbeeld vermoeden, over, uyt, winter; ick, jaer; terwijl, dijk. Alleen als volstrekt zeker was dat in het origineel een andere letter stond, hebben we dat overgenomen en dus bijvoorbeeld gespeld: uermoeden, ouer, vyt, vvinter; jck, iaer; terwyl / terwiil, dyk / diik.

Diakritische tekens zijn overgenomen als ze een specifieke betekenis hebben (bijvoorbeeld in Franse namen of woorden), maar niet als ze alleen maar gebruikt zijn om bepaalde letters in vorm van elkaar te onderscheiden (bijvoorbeeld n van u, door boven de u een liggend streepje of vergelijkbaar tekentje toe te voegen). Het is vaak niet te zien of woorden aaneengeschreven zijn of niet. Bij onduidelijkheid is het moderne systeem van al dan niet aaneenschrijven gekozen.

Het hoofdlettergebruik en de interpunctie (punt, komma, puntkomma etc.) zijn in principe conform het origineel overgenomen. De gotische komma of backslash (/) is als gewone komma overgenomen. Een komma-achtig streepje aan het einde van de zin is geïnterpreteerd als een punt. Afbrekingen zijn overgenomen als liggend streepje, ongeacht welke afbreekaanduiding in het origineel staat: -, = of”. Als het afbrekingsteken in het origineel aan het begin van de volgende regel is herhaald, is dat in de transcriptie genegeerd. Uitvulstrepen, zoals bij notarissen gebruikelijk om te verhinderen dat er aan het eind van een niet geheel uitgevulde regel nog een woordje ongezien toegevoegd zou kunnen worden, zijn genegeerd. Het begin van een nieuwe bladzijde is aangegeven door de code [pag.]. Als onderaan de pagina het laatste woord van de pagina of het eerste woord van de volgende pagina wordt herhaald (een zogenoemde custode), is dat genegeerd.

Onzekerheid in de transcriptie is aangegeven door ‘[?]’ na de betreffende letter. Doorhalingen zijn genegeerd als het overduidelijk is dat de scribent zich even vergiste (bijvoorbeeld als hij een spelfout corrigeert), of als de doorhaling onleesbaar is. Pas als in de tekst wezenlijke woorden doorgehaald zijn (bijvoorbeeld: gisteren is doorgestreept en er is eergisteren voor in de plaats geschreven) is dat overgenomen als: [doorgehaald: gisteren]. Latere toevoegingen in het manuscript van dezelfde schrijver zijn op de plaats ingevoegd waar ze evident thuishoren. Onderstrepingen in het origineel zijn niet overgenomen, tenzij het gaat om iets dat echt de aandacht of nadruk moet krijgen. In dat geval is tussen vierkante haken achter het onderstreepte woord [onderstreept] gezet. Zijn er meerdere woorden onderstreept, dan is de onderstreepte tekst herhaald: [onderstreept: tekst]. Op dezelfde manier is aangegeven dat er sprake is van interlineaire tekst: [boven de regel: tekst], en bij tekst in de marge: [in margine: tekst].

Verkortingen
In de oude handschriften worden veel woorden verkort. Dergelijke verkortingen zijn vaak moeilijk te interpreteren. Daarom zijn ze in de transcripties opgelost, waarbij de toegevoegde letters tussen ronde haken zijn geplaatst, zodat duidelijk is dat er sprake is van interpretatie onzerzijds. De opgeloste verkortingen zijn gespeld naar analogie van de context: zo is oudh. uitgewerkt als oudh(eijdt), oudh(eijt) of oudh(eydt), afhankelijk van hoe de rest van de tekst is gespeld. Verkortingen eindigen vaak op een punt of dubbele punt, die bij de uitwerking zijn vervallen. Verkortingen bevatten soms een boven de regel (superscript) gezette letter, maar dat is in de uitgeschreven versie niet overgenomen, dus Cap^t is weergegeven als Capt(ein), Mejuf^w als Mejuf(frou)w, Weed^we als Weed(u)we.

Een klein aantal verkortingen is niet opgelost, omdat niet valt uit te maken wat bedoeld is, bijvoorbeeld voors.: dit kan staan voor voorseyt, voorsegd of voorschreven. Ook de veelgebruikte verkortingen UL., UE., UWE., UWEl., die staan voor de aanspreekvorm ‘u’, zijn letterlijk overgenomen; we weten niet hoe ze in het verleden werden uitgesproken. Moeder- en vadersnamen als Jansdr. en Jansz. (voor Jansdochter en Janszoon) zijn evenmin uitgeschreven.

Sommige verkortingen zijn herkenbaar aan een speciale schrijfwijze; zo staat een doorgestreepte v voor v(er) of v(oor). Een e met een streep of tilde erboven (ē) of een e met een naar beneden lopende krul staat voor e(n); dit komt veel voor bij onverbogen werkwoorden, bijvoorbeeld gekomē, dat is getranscribeerd als gekome(n). Een z of ʒ aan het eind van een woord staat voor h(eid), h(eyt), h(eit) (spelling afhankelijk van de context).

Veelvoorkomende verkortingen
Verkortingen hebben soms meerdere betekenissen en dus meerdere uitwerkingen, afhankelijk van de context.

@ = a(nno); a(men)
ady, adi = a(nno) d(omin)i (Latijn voor: in het jaar); a(d) di(em) (Latijn voor: op de dag)
Ao. = A(nn)o
a:p:, ap [p met een slinger omhoog] = a(nno) p(assato)
ƀ = b(er)
BW Dienaar = B(ereid)W(illige) Dienaar
c = c(ito); c(arolusgulden)
Comp = Comp(agnie)
compt. = compt(oir); comp(aran)t
Curat: = Curat(or)
d = d(ito); d(enier)
decemb. = decemb(ris)
d’E Comp = d’E(dele) Comp(agnie)
DGG = D(ie) G(od) G(eleide)
D:H: = D(en) H(eer)
dn = d(e)n
do = do(minee)
dto = d(a)to
Dublic: = Dublic(aat)
DW = D(ienst)W(illige)
Edlgr Agtbe = EdelGr(oot) Agtb(ar)e
em = em(mer)
f = f(acit)
geauth = geauth(oriseerd)
Geb^e = Geb(oor)e (titulatuur: Wel Edele Geboore Heer)
Geme= Gem(eld)e (gemelde capitein ...)
Geste = Gest(reng)e
geteek. = geteek(end)
gld = g(u)ld(en)
Gouv^r Genl = Gouv(erneu)r Gen(eraa)l
G:t = G(roo)t (een Wissel G(roo)t f 3514:-:-)
h^e k^y = h(el)e k(off)y
k = k(an)
Lb [met slinger erdoor] = L(i)b(ra). NB. pond stond behalve als waardeaanduiding (geld) ook voor een gewichtsaanduiding (pond), en daarbij maakten de meesten een consequent onderscheid tussen geldponden (Lb met hoofdletter), en gewichtsponden (lb met kleine letter).
ld = l(oo)d [is 1/32 pond]
ll = l(est)l(eden)
LZelve (L met een schuin streepje door de stok) = (des)Zelve
m = m(uts); m(orgen) als landmaat; m(erk); m(aakt)
md. = m(aan)d of m(aan)d(en)
ODW = O(nderdanige en) D(ienst)W(illige)
oxe = ox(hoofd)e
p = p(enningen)
p [p met een horizontale streep door de stok] = p(er)
p [p met haaltje links door door de stok] = p(ro)
ƥ = p(re)
pass = pass(ato)
pic = pic(ol)
plante = plant(ag)e
pochie [p met horizontale streep door de stok] = p(ar)ochie
pt = p(ar)t
qq = q(ualitate) q(ua)
rb = r(oe)b(el)
rd = r(ijks)d(aalder)
rds = r(ijks)d(aalder)s
S = S(eigneur); in Italiaanse context S(ignore), in Spaanse context S(eñor)
sa = sa(liger)
sch = sch(ellingen)
Sr = S(eigneu)r; in Italiaanse context S(igno)r(e), in Spaanse context S(eño)r
st = st(uivers)
stv = st(ui)v(ers)
Trip: = Trip(licaat)
UEdg = UEd(el)g(estrenge)
U L = U L(iefhebbende), UL(ieve) (in de betekenis Ulieden of Ulieder is de verkorting niet uitgewerkt)
uwelEdgs = uwelEd(el)g(e)s(trengen)
uwesEdgs = uwesEd(el)g(e)s(trengen); uwesEd(el)g(estrengen)s
wed. = wed(uwe)
xbris = (decem)bris
Z = Z(eer)